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英文E-mail的寫(xiě)作要領(lǐng)

 
 
英文E-mail的寫(xiě)作要領(lǐng)


 

  隨著(zhù)電腦走進(jìn)千家萬(wàn)戶(hù),一張無(wú)形的巨網(wǎng)也悄然織起。這就是Internet(因特網(wǎng),國際互聯(lián)網(wǎng))。一旦連接了Internet,信息傳遞就成為一件非常輕松愜意的事情。在網(wǎng)上最常使用的服務(wù)就是E-mail(電子郵件,electronic mail,?s略為E-mail,e-mail 或email),這是因為電子郵件不但使用方便、傳播快捷、可以一信多發(fā),而且價(jià)格十分低廉,特別適合國際間的交流。

  那么e-mail有什么寫(xiě)作要領(lǐng)呢?

  首先,必須要標題(Heading)欄的“收件人(To)”框中輸入收信人的E-mail 地址!爸黝}(Subject)”框的內容應簡(jiǎn)明地概括信的內容,短的可以是一個(gè)單詞,如greetings;長(cháng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ),也可以是完整句,但長(cháng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母!爸黝}”框的內容切忌含糊不清。像News about the meeting 這樣的表達,應改為T(mén)omorrow’s meeting canceled。一般來(lái)說(shuō),只要將位于句首的單詞和專(zhuān)有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě),如:New E-mail Address Notification。視信的內容是否重要,還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI(For Your Information,供參考),如:URGENT:Submit your report today!

  E-mail一般使用非正式的文體,因此正文(Body)前的稱(chēng)呼(Salutation)通常無(wú)須使用諸如“Dear Mr. John”之類(lèi)的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名,但對長(cháng)輩或上級最好使用頭銜加上姓。如:Tommy,或者M(jìn)r. Smith。

  E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了,便于閱讀,太長(cháng)的內容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。信尾客套話(huà)(Complimentary close)通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞,如:“Thanks”,“Best”,“Cheers”,不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。稱(chēng)呼和正文之間,段落之間,正文和信尾客套話(huà)之間一般空一行,開(kāi)頭無(wú)須空格。如:

Jimmy,
  I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David

  在電子郵件的使用者中還流行使用一些由首字母或讀音組成的縮略詞,如:
  d u wnt 2 go out 2nite:Do you want to go out tonight?
  lol:Laughing out loud
  oic:Oh, I see.
  mte:My thoughts exactly.
  brb:I’ll be right back.
  c u 2morrow:See you tomorrow.
  fanx 4 ur elp:Thanks for your help.
  gr8:great
  btw:By the way
  imho:In my humble opinion
  asap:As soon as possible.

  另外,網(wǎng)友們?yōu)榱私o枯燥的文字加入感情色彩,還創(chuàng )造了一種表示感情的小符號,英語(yǔ)叫smiley.如: :-)代表“I’m smiling at this”,。-(代表“I’m sad about this”。

  上述縮略詞和小符號要視具體情況而定,不宜濫用。

  E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫(xiě)可以馬虎行事,特別是給長(cháng)輩或上級寫(xiě)信,或者撰寫(xiě)業(yè)務(wù)信函更是如此。寫(xiě)完信后,一定要認真檢查有無(wú)拼寫(xiě)、語(yǔ)法和標點(diǎn)符號的誤。當然Outlook Express等軟件的“拼寫(xiě)檢查”功能可以助你一臂之力。

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