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■新譯通技術(shù)文件翻譯公司 

技術(shù)管理文件就是工藝文件具體指生產(chǎn)復混肥的執行標準、生產(chǎn)工藝規程、試制鑒定結論等技術(shù)文件。

我國檔案管理規范化、現代化一直是檔案管理追求的目標,而從上個(gè)世紀末開(kāi)始的計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展正是我國檔案管理規范化的契機。目前,我國檔案管理與我國現代化的發(fā)展不能協(xié)調!稒n案法》的頒布實(shí)施,既為檔案管理工作提供了法律保證,又為檔案管理工作提出了新的要求。 一、人事檔案管理理念的不適應 1、缺乏人事檔案的知情權。近年來(lái),由于人事檔案的不透明、知情權不落實(shí)而造成的問(wèn)題越來(lái)越多。有的因原單位在當事人的人事檔案中記錄了不實(shí)之詞,甚至塞進(jìn)了缺乏事實(shí)根據的材料,造成了對當事人的傷害;有的因長(cháng)期無(wú)法了解個(gè)人檔案致使檔案丟失而無(wú)從知曉。因此,由人事檔案丟失而引發(fā)的糾紛、訴訟頻頻出現。 2.人事檔案保管權的局限。按國家規定,目前我國只有機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權,而隨著(zhù)我國經(jīng)濟建設的發(fā)展,外資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等經(jīng)濟成分在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來(lái)越大的比例,這些單位按國家規定沒(méi)有人事檔案保管權,只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費用。這種做法,由于用人單位與人才交流中心不存在行政權約束,因此,不能有效地對人事檔案進(jìn)行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應 1、“檔隨人走”的傳統管理方法受到挑戰。改革開(kāi)放以來(lái),特別是隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制逐步推進(jìn),人員流動(dòng)現象日益增加,人檔分離現象越來(lái)越普遍,盡管《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案工作規定》對流動(dòng)人員的人事檔案作了規定,但實(shí)際操作中管理部門(mén)與流動(dòng)人員之間的權益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失,以檔案為關(guān)卡,造成了“棄檔”現象日益嚴重,淡化人事檔案的呼聲越來(lái)越高。 2.傳統的手工管理制約了人事檔案的質(zhì)量與效率。人事檔案多年來(lái)采用傳統的十大分類(lèi)制,一份材料歸屬什么種類(lèi)常常存在許多主觀(guān)因素。近年來(lái),雖然采用了計算機進(jìn)行輔助管理,但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入,并沒(méi)有帶來(lái)管理方法質(zhì)的飛躍,造成人事檔案管理效率低。

三、人事檔案管理制度的不適應 1、人事檔案收集缺乏力度、材料質(zhì)量差的問(wèn)題普遍存在。首先是收集歸檔的工作制度不健全,執行不嚴格。少數管檔案部門(mén)只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細則,內容不具體、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上執行不嚴格的現象。歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。其次是收集歸檔的材料不全面、不準確。特別是交給人才交流,代管的人事檔案,職工考核材料、人員鑒定材料和反映個(gè)人能力水平的材料等,不能及時(shí)收集到個(gè)人檔案中。 2、缺少有效的檢查、監督機制。許多單位的人事檔案長(cháng)期處于凌亂、無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài),發(fā)揮不了應有的作用。由于沒(méi)有定期檢查,使水事檔案管理有空可鉆,新增加材料的連續性出那斷裂現象;部分人員檔案材料遺失;一些單位趁人員調動(dòng)、單位合并之機把未整理的人事檔案順水推舟移交出去,推卸責任。 3、材料的真實(shí)性受到質(zhì)疑。有的個(gè)人或單位出于某種考慮或避開(kāi)某種風(fēng)險,刻意更換材料或隱瞞事實(shí),使人事檔案信息虛假或不全,可信度大大降低,這必然使用人單位處于被動(dòng)狀態(tài),特別是現在錄用人員都是采用先進(jìn)人后調檔的方式,一旦用人單位發(fā)展問(wèn)題為時(shí)已晚。

四、改變檔案管理現狀的幾點(diǎn)對策 1、要具備現代化的觀(guān)念。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展,已經(jīng)和正在檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著(zhù)機關(guān)、企業(yè)單位辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快,大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀(guān)念問(wèn)題,就是我們檔案的現代化建設不是簡(jiǎn)單地用計算機代替手工勞動(dòng),也不是把傳統的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò )管理上來(lái),而是要借助現代信息技術(shù),引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,對檔案管理中不適應的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹(shù)立起現代化的觀(guān)念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課,是檔案管理步人現代化的第一步。 2、要有適應時(shí)代發(fā)展的內部管理。對于各級檔案部門(mén)來(lái)說(shuō),采用科學(xué)的管理手段,為實(shí)現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。 3.要進(jìn)行人事檔案管理模式的變革。市場(chǎng)經(jīng)濟的建立產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式,這有利于人才的吸納、流動(dòng),人事管理變成了一種社會(huì )化的管理。傳統模式在過(guò)去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有它一定的適用范圍,但不應成為唯一的模式。對于那些企事業(yè)單位職工、教師及流動(dòng)人員的值得保密的東西不多的檔案,可以逐步進(jìn)行社會(huì )化、開(kāi)放式管理。 4、要有先進(jìn)的設備和技術(shù)。目前就大多數檔案館(室)特別是基層檔案館(室)來(lái)說(shuō),先進(jìn)設備不可能引進(jìn),因此,我們一方面要不失時(shí)機地爭取相關(guān)部門(mén)的支持,力爭改變我們設備條件,為現代化打下基礎,同時(shí)也應不失時(shí)機地培養人才,使現有的設備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結合,在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。

這方面重要任務(wù)一是充分利用現有設備,使之充分發(fā)揮效用,總結經(jīng)驗,培養人才。二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫,為進(jìn)一步引進(jìn)設備創(chuàng )造條件。三是對電子文件歸檔工作著(zhù)眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),在規劃電子文件歸檔工作時(shí)應從本單位的實(shí)際情況出發(fā),在保管條件,翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術(shù)手段,F有的立卷人員尚不能適應工作的需要,要通過(guò)組織培訓及業(yè)務(wù)學(xué)習等,盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識和技能?傊,在購買(mǎi)和采用現代化設備上,必須以相關(guān)人才的調人和培養為前提,因為沒(méi)有懂技術(shù)的相關(guān)人才,設備不可能充分發(fā)揮作用。另外,購買(mǎi)和引進(jìn)設備一定要考慮到本單位的實(shí)際,重點(diǎn)搞好基礎工作,只有基礎工作先行,現代化設備才能真正充分發(fā)揮作用。

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